Peran dan Tugas Sekretaris Perusahaan Selama Rapat

Sekretaris Perusahaan membuat pengaturan untuk pertemuan, termasuk RUPS, dan menyimpan catatan formal dari proses dan keputusan kelompok: notulen rapat. Ini mungkin termasuk menyimpan catatan korespondensi.

Tugas Sekretaris sehubungan dengan rapat Dewan Direksi dan Pemegang Saham sebelum rapat diadakan, pada pertemuan dan setelah rapat dijelaskan di bawah ini:

Tugas Sekretaris Perusahaan sebelum Rapat:

Ada sejumlah hal yang perlu diketahui sekretaris sebelum rapat, yang sebagian besar dapat dengan mudah ditemukan dengan meminta orang itu untuk memimpin rapat.

Yang paling penting adalah:

  • Untuk menyusun pemberitahuan tentang penyelenggaraan rapat dengan berkonsultasi dengan ketua dan menerbitkan pada saat yang tepat.

  • Untuk mencegah orang yang tidak berkepentingan untuk menghadiri rapat umum pemegang saham, Admit Card dapat dikeluarkan untuk anggota bersama dengan pemberitahuan pertemuan. Sekretaris harus melihat bahwa Kartu Admit tersebut dicetak tepat waktu untuk memungkinkan dia mengirimnya ke anggota bersama dengan pemberitahuan.

  • Jika itu adalah pertemuan Dewan Direksi, dia harus mempersiapkan agenda di bawah arahan ketua. Namun, jika itu adalah pertemuan umum, ia harus menyusun agenda di bawah arahan Dewan melalui konsultasi dengan ketua. Mungkin ada orang lain yang memiliki hak untuk menambahkan item ke dalam agenda.

  • Sekretaris memiliki peran dalam memastikan bahwa agenda tidak kelebihan beban, yang mungkin termasuk berdiskusi dengan ketua dan yang lain apa yang dapat ditunda ke pertemuan berikutnya, dan apa yang dapat dicakup dalam laporan tertulis.

  • Dia harus tahu jenis notulen atau menit yang diperlukan (a) Berita Acara Formal yang menentukan siapa yang mengatakan apa, atau (b) Catatan Singkat yang mencatat tindakan yang disepakati.

  • Dia harus tahu jangka waktu untuk produksi dan sirkulasi catatan atau menit setelah pertemuan.

  • Dia harus tahu proses untuk membersihkan catatan untuk publikasi (a) Beberapa kursi suka menyetujui notulen sebelum dikirim lebih jauh. (b) Orang lain lebih suka mereka disirkulasikan ke beberapa peserta kunci pada saat yang bersamaan.

  • Dia harus melihat bahwa proses pertemuan sebelumnya telah dicatat dalam buku kecil.

  • Dia harus memeriksa formulir proxy yang telah diterima dalam waktu yang ditentukan dan mendaftarkannya karena anggota memiliki hak untuk memeriksa formulir proxy selama jam kerja.

  • Dia harus melihat bahwa pengaturan telah dibuat untuk mengakomodasi para anggota dalam pertemuan termasuk mencari tempat dan mengatur minuman yang sesuai dan fasilitas AV. Dia juga harus melihat bahwa surat suara stasioner atau surat suara yang mungkin diperlukan pada pertemuan oleh anggota tersedia pada waktu itu.

  • Hal ini juga layak mencari tahu siapa yang diharapkan untuk hadir, organisasi yang mereka wakili, dan beberapa masalah yang telah diangkat pada pertemuan sebelumnya. Ini akan membantu memahami apa yang sedang terjadi. Ini dapat dilakukan dengan melihat menit-menit pertemuan sebelumnya, dan juga menanyakan kepada ketua apa yang mungkin akan dibahas.

  • Sekretaris bertanggung jawab untuk mengirimkan koran untuk rapat. Ini akan termasuk, tetapi tidak terbatas pada, agenda, notulen rapat terakhir, dan makalah untuk diskusi atau informasi.

Tugas Sekretaris Perusahaan pada pertemuan:

Pada hari pertemuan, ada beberapa hal yang perlu dilakukan sekretaris:

  • Pastikan untuk mengetahui siapa yang diharapkan menghadiri pertemuan dan daftar hadirin diberikan kepada penjaga keamanan gedung.

  • Dapatkan ke tempat awal dan periksa bahwa semuanya OK. Pastikan semuanya ada di sana, ruangannya ditata dengan benar, peralatan AV apa pun yang bekerja, ada cukup kursi, dan minuman apa pun telah sampai.

  • Berikan beberapa pemikiran untuk siapa yang duduk di mana, dan bahkan menandai rencana tempat duduk, karena ini membuat perbedaan besar dengan cara pertemuan berjalan. Pastikan kursi duduk di tengah dan sekretaris itu duduk di sebelahnya.

  • Pastikan Anda memiliki banyak salinan kertas untuk mereka yang belum membawa salinan. Jika ada banyak makalah, mungkin sebaiknya untuk mengaturnya dalam folder menggunakan nomor halaman / bagian sehingga peserta dapat dengan mudah menemukan makalah yang terkait dengan diskusi saat ini.

  • Jika lencana nama digunakan, aturlah dalam urutan abjad di atas meja di dekat pintu, di mana peserta dapat mengambilnya saat mereka tiba.

  • Sekretaris harus melihat bahwa daftar kehadiran anggota disimpan di pintu masuk aula tempat pertemuan akan diadakan. Register harus ditandatangani oleh anggota sebelum mereka diterima di pertemuan, setelah menunjukkan kartu yang diterima, jika ada. Dalam hal proksi, asisten harus membandingkan tanda tangan dari orang-orang (proxy) dengan yang ada pada formulir proxy. Dalam hal Rapat Dewan, karena ada beberapa direktur dan Sekretaris tahu mereka secara pribadi, daftar kehadiran Direksi atau kertas yang nama-nama direksinya diketik, diedarkan di antara anggota untuk tanda tangan mereka sebelum dimulainya pertemuan. Dia harus melihat bahwa hanya direktur yang hadir yang telah menandatangani karena biaya duduk direktur, jika ada, harus dibayarkan hanya kepada direktur yang hadir dan telah ditandatangani.

  • Tanda tangan dalam daftar kehadiran anggota akan memungkinkan ketua untuk melihat apakah atau tidak kuorum hadir.

  • Ketika ketua puas bahwa kuorum hadir, dia memberi wewenang kepada Sekretaris untuk membaca pemberitahuan yang dikeluarkan mengenai pertemuan tersebut dan permintaan maaf untuk ketidakhadiran oleh beberapa anggota pada pertemuan tersebut.

  • Setelah membaca pemberitahuan yang memanggil rapat, Sekretaris berwenang untuk membaca notulen rapat sebelumnya dan ketua meminta anggotanya mengenai apakah risalah harus diadopsi. Setelah notulen rapat sebelumnya disetujui, Sekretaris harus mendapatkan notulen yang ditandatangani oleh ketua.

  • Sekretaris harus menyediakan informasi yang diperlukan, laporan, dokumen, surat dll kepada ketua sesuai dengan item agenda.

  • Jika ada titik pada Hukum Perusahaan yang diajukan, Sekretaris harus membantu ketua dan untuk itu ia harus merujuk pada Undang-undang Perusahaan.

  • Dia harus membantu ketua dalam menghitung suara, melakukan jajak pendapat, jika diminta oleh anggota. Untuk tujuan ini, dia meminta asistennya agar tersedia sehingga mereka dapat membantunya jika diperlukan.

  • Dia juga harus mengambil pemberitahuan tentang persidangan pertemuan, resolusi apa pun yang diloloskan, siapa yang mengajukan dan mendukung mosi, berapa banyak suara yang menguntungkan dan menentang gerakan, dll.

Mengambil Risalah Rapat:

Selamat datang dan Introduksi

Menit-menit termasuk daftar lengkap mereka yang hadir, dan semua yang mengirim permintaan maaf.

Untuk menyelamatkan Anda mencoret-coret dengan panik saat orang-orang memperkenalkan diri di sekitar meja, mengedarkan lembar pendaftaran yang meminta orang-orang memberikan nama, organisasi, dan detail kontak mereka. Catat setiap permintaan maaf untuk ketidakhadiran yang diberikan selama perkenalan: orang sering memperkenalkan diri mereka sebagai "pengganti yang-dan-jadi dan, omong-omong, dia mengirimkan permintaan maaf mereka".

Bisnis Utama

Metode mencatat dalam pertemuan tergantung pada seberapa formal waktu yang diperlukan.

Jika melaporkan hanya ringkasan singkat dari diskusi, ditambah poin tindakan apa pun, kemudian dengarkan diskusi dan kemudian rangkum dalam bentuk catatan.

Jika menulis poin-poin utama yang dibuat oleh masing-masing pembicara, maka buatlah serangkaian catatan yang lebih lengkap, termasuk nama atau inisial pembicara.

Ini masalah pilihan apakah akan menggunakan laptop atau pena dan kertas untuk membuat catatan, meskipun sebaiknya periksa dengan kursi terlebih dahulu terutama dalam peran berbayar.

Mendukung Proses

Ini adalah tugas ketua untuk mengelola proses pertemuan, tetapi ada beberapa hal yang dapat dilakukan sekretaris untuk membantu.

Ini termasuk:

  • Diam-diam kirimkan catatan ke kursi yang menyoroti masalah apa pun dengan waktu agenda, atau slippage, atau kapan kopi akan tiba.

  • Rekap dan buat ringkasan diskusi. Ini sangat membantu ketika orang mulai membuat poin yang sama lagi.

  • Mintalah klarifikasi poin tertentu jika Anda tidak memahaminya. Kemungkinannya adalah bahwa jika Anda tidak melakukannya, yang lain tidak akan baik dan, bagaimanapun, Anda harus memahaminya dengan tepat.

  • Setelah suatu tindakan disetujui, periksa siapa yang akan melakukannya. Adalah tidak biasa bagi sebuah pertemuan untuk menyetujui bahwa tindakan diperlukan, dan apa tindakan itu, tanpa menugaskan siapa yang bertanggung jawab untuk itu. Sekretaris dapat memastikan bahwa ini tidak terjadi.

Bergantung pada jenis organisasi, mungkin sebaiknya membicarakan tanggung jawab ini dengan ketua sebelumnya untuk memastikan bahwa intervensi Anda akan disambut baik.

Tugas Sekretaris Perusahaan setelah Rapat:

Sebaiknya mulailah menulis menit sesegera mungkin setelah pertemuan.

Menit-menit harus mengikuti urutan agenda. Bahkan jika seseorang mengunjungi kembali topik tertentu di kemudian hari dalam pertemuan itu, diskusi itu harus dimasukkan di bawah item agenda yang asli. Sertakan semua poin penting yang dibuat dalam diskusi, keputusan apa pun yang diambil dan tindakan yang disetujui, bersama dengan siapa yang bertanggung jawab atas tindakan.

Menit-menit hampir selalu ditulis dalam bentuk lampau, dan biasanya dalam bentuk pasif ("X menetapkan bahwa y harus terjadi; disepakati bahwa Z akan bertanggung jawab"). Gunakan 'akan' daripada 'kehendak' untuk apa yang akan terjadi, terutama dengan menit-menit formal.

Ini adalah masalah gaya apakah nama depan, judul plus nama keluarga, atau inisial digunakan untuk merujuk pada mereka yang berbicara. Periksa dengan kursi, atau lihat pada menit terakhir untuk melihat apa yang telah dilakukan sebelumnya, dan gunakan pendekatan yang sama secara konsisten.

Memeriksa dan Menyetujui

Dianjurkan untuk mengirimkan menit ke satu atau dua orang tepercaya untuk memeriksa dan mengomentari sebelum menyebarkannya secara lebih luas. Salah satu dari orang-orang ini adalah kursi. Setelah menit telah disetujui oleh kursi, mereka dapat diedarkan lebih luas kepada peserta dan, jika perlu, dipublikasikan di situs web. Sadarilah bahwa peserta mungkin ingin memperbaiki kesalahan, dan koreksi perlu dimasukkan dalam beberapa menit berikutnya.

Dia harus mengambil tindakan yang diperlukan pada keputusan yang diambil pada pertemuan tersebut, mis. menerbitkan surat perintah dividen dalam hal pernyataan deviden, penerbitan surat penyesalan, mengirim surat berkenaan dengan saham bonus, dll.

Dia harus mengajukan salinan dari neraca dan akun untung dan rugi setelah rapat umum tahunan dengan registrar.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *